Du hast einen Auftrag abgeschlossen, der Kunde ist zufrieden – jetzt fehlt nur noch die Rechnung. Doch was muss eigentlich alles draufstehen? Gerade wenn du als Handwerker in der Schweiz selbstständig bist, willst du keine Fehler machen. Eine falsche oder unvollständige Rechnung kann zu Zahlungsverzögerungen führen oder im schlimmsten Fall Ärger mit der Steuerverwaltung bedeuten.
Keine Sorge: So kompliziert ist es gar nicht. In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du eine korrekte Rechnung in der Schweiz erstellst – praxisnah und ohne Fachchinesisch.
Was muss auf eine Rechnung in der Schweiz?
In der Schweiz gibt es keine gesetzliche «Rechnungspflicht» im klassischen Sinn. Trotzdem solltest du bestimmte Angaben immer aufführen, damit deine Rechnung als Beleg akzeptiert wird – sowohl vom Kunden als auch vom Steueramt.
Diese Angaben gehören auf jede Rechnung:
- Dein Name und deine Adresse – als Rechnungssteller
- Name und Adresse des Kunden – der Rechnungsempfänger
- Rechnungsdatum – wann du die Rechnung ausstellst
- Rechnungsnummer – fortlaufend und eindeutig
- Beschreibung der Leistung – was hast du gemacht?
- Menge und Einzelpreis – transparent aufgeschlüsselt
- Gesamtbetrag – inklusive oder exklusive MWST
- Zahlungsfrist – bis wann soll bezahlt werden?
- Deine Bankverbindung – IBAN und Bank
Optional, aber empfehlenswert: Deine Telefonnummer, E-Mail-Adresse und – falls vorhanden – deine Webseite.
MWST auf der Rechnung: Wann und wie?
Die Mehrwertsteuer ist ein Thema, das viele Handwerker verunsichert. Hier die Grundregel:
Bist du MWST-pflichtig? Das bist du ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000. Dann musst du die MWST auf deinen Rechnungen ausweisen.
Wenn du MWST-pflichtig bist, gehören folgende Angaben zusätzlich auf die Rechnung:
- Deine MWST-Nummer (Format: CHE-123.456.789 MWST)
- Der MWST-Satz (aktuell 8.1% Normalsatz, 2.6% reduzierter Satz)
- Der MWST-Betrag separat ausgewiesen
- Gesamtbetrag inklusive MWST
Nicht MWST-pflichtig? Dann darfst du keine MWST auf der Rechnung ausweisen. Schreib am besten «exkl. MWST» oder «Ohne MWST» auf die Rechnung, damit es keine Missverständnisse gibt.
Rechnungsnummer: Warum sie wichtig ist
Die Rechnungsnummer klingt banal, ist aber entscheidend. Sie muss fortlaufend und einmalig sein. Das hilft dir bei der Buchhaltung und ist bei einer Steuerprüfung Pflicht.
Ein einfaches System funktioniert so:
- Jahr + laufende Nummer: 2024-001, 2024-002, 2024-003...
- Oder mit Kürzel: RE-2024-001 (RE für Rechnung)
Hauptsache, du bleibst konsequent und verwendest keine Nummer doppelt. Am besten führst du eine einfache Liste oder nutzt ein Tool, das die Nummerierung automatisch übernimmt.
Typische Fehler bei Rechnungen vermeiden
Aus meiner Erfahrung machen viele Handwerker immer wieder dieselben Fehler. Hier die häufigsten – und wie du sie vermeidest:
- Fehlende oder falsche Adresse: Kontrolliere die Kundendaten vor dem Versand.
- Unklare Leistungsbeschreibung: «Arbeiten gemäss Absprache» reicht nicht. Schreib konkret, was du gemacht hast.
- Keine Zahlungsfrist: Ohne Frist kann der Kunde theoretisch ewig warten. Üblich sind 30 Tage.
- MWST falsch ausgewiesen: Entweder korrekt mit Nummer und Betrag – oder gar nicht.
- Fehlende Bankverbindung: Klingt simpel, wird aber oft vergessen. Ohne IBAN keine Zahlung.
Nimm dir zwei Minuten, um jede Rechnung vor dem Versand zu prüfen. Das spart dir später viel Ärger.
Rechnung per E-Mail oder Post?
Beides ist in der Schweiz erlaubt. Die meisten Kunden bevorzugen heute eine Rechnung per E-Mail als PDF. Das ist schneller, günstiger und einfacher zu archivieren.
Wichtig: Auch digitale Rechnungen müssen alle Pflichtangaben enthalten und sollten als PDF verschickt werden – nicht als Word-Dokument, das der Kunde verändern könnte.
Manche Kunden – vor allem ältere oder grössere Firmen – wünschen noch eine Papierrechnung per Post. Frag im Zweifel einfach nach.
Fazit: Rechnung schreiben ist keine Hexerei
Eine korrekte Rechnung zu schreiben, ist kein Hexenwerk. Mit den richtigen Angaben – Absender, Empfänger, Leistung, Betrag, MWST (falls nötig) und Zahlungsfrist – bist du auf der sicheren Seite. Achte auf eine fortlaufende Rechnungsnummer und kontrolliere jede Rechnung kurz, bevor du sie verschickst.
So bekommst du dein Geld schneller und hast bei der Steuererklärung alles sauber dokumentiert.
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